Vos documents commerciaux de base sont un sujet essentiel.

Je vous conseille de constituer votre propre base de modèles de documents qui sera adaptée à vos propres contraintes (pays de vos clients par exemple).
De plus, il est utile de revenir dessus de temps en temps. Je préconise de tout balayer et mettre à jour, si besoin, une fois par an.

Le devis

Le devis pose les bases, il récapitule les besoins du client et détaille les prestations qui seront commandées et livrées.

Le devis est important surtout avec un nouveau client, n’hésitez pas à investir du temps sur ce document !

Le devis comprend:

Le Quoi

Le devis permet de faire un point sur les entrants et sur les livrables : qu’est-ce que le client fournit ? sous quel format ? ce fichier est-il modifiable ou pas ? quel est le livrable ? et sous quel format est-il rendu ?
Un format peut être une condition du devis, on sait que le traitement d’un document peut avoir une forte incidence sur le temps passé sur le projet et donc sur votre prix !

Le Combien

Quel est le volume à traiter, peu importe l’unité (en nombre d’heure, de mot, ou autre) ? Le prix est-il estimatif ou prix ferme ? Une surfacturation est-elle prévue en cas de modification ?
Le devis est le moment de caler les choses. Il est mieux de préparer le client à une éventuelle surfacturation avant de démarrage du projet.

Le Comment

Qui fait quoi ? Quelle sont les étapes ? Qui fait la relecture ? Combien de personnes vont relire ? Combien d’aller-retour sont-ils compris dans le devis ? Une ultime relecture du support finalisé est-elle comprise ou non ?
Le devis est l’opportunité de parler avec le client sur les personnes ressources au sein de son organisation.

Le Quand

Vous indiquerez les dates de validité du devis, le délai de livraison et s’il existe des dates intermédiaires de correction à respecter.

Les conditions générales de vente

Le devis est envoyé avec vos conditions générales de vente et sa signature vaut acceptation de ces CGV.

Les CGV définissent les droits et devoirs du prestataire (donc de vous) et du client. Il est important d’avoir, au moins, une version de base en français.

Vous retrouverez, sur le site de la SFT , un modèle de conditions générales recommandées.
Le site des Tradupreneurs propose également plusieurs modèles qui peuvent servir de base.

Le bon de commande

En ce qui me concerne, la signature du devis vaut bon de commande. Certains CRM, comme Axonaut, propose même la signature en ligne.

Cependant, parfois, certains clients, dans leur procédure d’achat, émettent un bon de commande.
Et ce bon de commande peut être accompagné des Conditions Générales d’Achat du client.
Je préconise de ne pas accepter des CGA qui vont à l’encontre de vos CGV car le dernier échange de document fait foi…

Ne signez rien si vous ne comprenez pas ce que ça implique pour vous…

Dans le cas d’une collaboration récurrente, cela vaut le coût de caler les choses une fois pour toute dans un accord cadre. Je vous conseille alors de faire valider les CGA par un juriste. Je le fais pour les grands groupes ou les clients institutionnels avec qui je travaille.

Je demande, à certains clients, s’il va y avoir un bon de commande et s’il faut attendre ce bon de commande avant de commencer à travailler. Votre interlocuteur peut ne pas être autorisé à engager la dépense. C’est bien de poser la question dès ce moment-là, pour éviter de travailler pour rien…

Parfois, les délais pour avoir un bon de commande sont assez longs, vous pouvez demander, dans le cadre d’une collaboration récurrente, s’il est possible de faire une commande ouverte.

La livraison

Vous pouvez la formaliser par un bon de livraison ou tout simplement par un mail type.
Pour rédiger ce mail, vous pouvez vous référer à vos CGV. Souvent, si le client ne se manifeste pas de dans les 8 jours, la livraison est réputée acceptée.

La facture

De nombreuses mentions obligatoires doivent être apposée sur vos factures. Elles dépendent de la typologie de vos clients. Je vous conseille de les vérifier, sur le site du ministère de l’économie, une fois par an.

Le suivi des paiements

Il commence dès l’envoi du devis qui permet de vérifier que vous êtes d’accord sur les termes de la collaboration avec le client. Le début d’un projet est aussi le moment de vérifier avec le client à qui doit être envoyée la facture.
Et, lorsque l’on envoie la facture, il est impératif de faire un suivi. Vous pouvez demander un accusé réception et la date prévue du paiement.
Cela vous permettra, si le paiement n’est pas intervenu à la date fatidique, de faire une première relance amicale. Puis de poursuivre vos relances de manière plus « musclée » si le règlement n’arrive toujours pas…